Ile czasu trwa wdrożenie systemu ERP?

Wdrożenie systemu ERP wiąże się ze sporymi kosztami. To również inwestycja niezwykle czasochłonna, choć przynosząca wymierne korzyści firmom, które zdecydowały się na jej przeprowadzenie. Sprawdzamy więc, jak przebiega proces wdrożenia i ile czasu zajmuje zrealizowanie jego założeń.

Wdrożenie systemu ERP – jak wygląda początek inwestycji?

Z reguły tuż przed rozpoczęciem procesu wdrożenia systemu ERP przeprowadzana jest wstępna wycena projektu. Składa się na nią kilka niezwykle istotnych aspektów, analizowanych indywidualnie, w zależności od potrzeb danej firmy. O tym, ile wynosi wartość takiej inwestycji, można dowiedzieć się nieco więcej z artykułu „System ERP – czym jest, jak wybrać i ile kosztuje wdrożenie?„, którego autor przedstawił dwa najważniejsze składniki, determinujące początkowe koszty inwestycyjne. To:

cena licencji, obejmująca jednorazowy zakup lub też subskrypcję, działającą na zasadzie abonamentu, zawierającego również koszty aktualizacji,
wdrożenie systemu, oparte na kilku procesach, które przeprowadza się w zależności od rozmiarów przedsiębiorstwa i jego realnych potrzeb.

Jak wygląda analiza przedwdrożeniowa?

Analiza przedwdrożeniowa to jeden z najważniejszych elementów, determinujących późniejszy sukces całego przedsięwzięcia. Dokonywana jest ona przez konsultantów firmy, wdrażającej system ERP w danym przedsiębiorstwie. Dzięki sprawnie przeprowadzonej analizie przedwdrożeniowej możliwe staje się:

usprawnienie codziennego funkcjonowania firmy,
zwiększenie efektywności pracy,
identyfikacja procesów, które nie sprawdziły się w praktyce.

Dodatkowym atutem będzie też optymalizacja rozwiązań i dopasowanie ich do potrzeb danej firmy. To z kolei może uprościć wdrożenie systemu ERP i znacząco skrócić czas jego trwania. Sam proces wdrożenia poprzedza również skompletowanie zespołu, odpowiedzialnego za przebieg przedsięwzięcia, a etap ten na ogół zamyka się w 3 miesiącach.

W jaki sposób przebiega wdrożenie systemu ERP?

Analizę wymagań i oczekiwań przedsiębiorstwa ułatwia instalacja wersji demonstracyjnej systemu. Takie rozwiązania proponuje swoim klientom m.in. firma ODL – wiodący producent systemu ERP, na którego stronie znaleźć można informacje o zaletach nowoczesnych rozwiązań dla biznesu.

Samo wdrożenie przebiega zgodnie z ustalonym wcześniej harmonogramem. Rozpoczyna go instalacja i konfiguracja systemu ERP i serwera danych, poprzedzające proces migracji danych. Ten z kolei pozwala na uporządkowanie i aktualizację informacji. Całość kończą natomiast testy akceptacyjne, weryfikujące poprawność działania systemu. Czas trwania tego etapu wynosi ok. pół roku, a nad jego przebiegiem czuwa kierownik projektu. Ważną rolę odgrywają w nim również przedstawiciele najważniejszych działów firmy, jako przyszli użytkownicy systemu.

Ile trwa proces wdrożenia?

Nie można jednoznacznie oszacować czasu, potrzebnego na wdrożenie systemu ERP w strukturę pracy danego przedsiębiorstwa. Wpływają na niego bowiem różnorodne czynniki, jak chociażby liczba wdrażanych modułów, ilość przenoszonych danych czy lokalizacja wdrożenia.

Na ogół przyjmuje się, że czas inwestycji powinien wynosić ok. 12- 13 miesięcy, choć nie jest to regułą. Zdarza się bowiem, że wdrożenie systemu ERP trwa zaledwie kilka miesięcy, choć bywa również, że proces ten rozciąga się na kolejne lata. Wraz z wydłużającym się czasem maleje jednak opłacalność inwestycji, co warto mieć na uwadze, planując sprawne wdrożenie systemu.

W jaki sposób skrócić czas wdrożenia systemu ERP?

Jak widać, wdrożenie systemu ERP to inwestycja rozciągnięta w czasie. Aby maksymalnie go skrócić, warto skupić się na kilku niezwykle istotnych działaniach. Będzie to przede wszystkim przygotowanie pracowników do zmian i zabezpieczenie odpowiednich środków w budżecie. Jednak na optymalizację procesu wdrożenia systemu ERP wpływa również:

skorzystanie z wersji demonstracyjnej oprogramowania,
szczegółowa analiza realnych potrzeb firmy,
zlecenie zaprojektowania i opracowania funkcjonalności, których brakuje w systemie.

Warto podkreślić w tym miejscu, że wprowadzenie każdej nowej funkcji do podstawowej wersji systemu może trwać ok. 3 miesięcy, co należy mieć na uwadze, szacując ostateczny czas realizacji inwestycji.